劃重點:公文格式應注意的問題(含字體、字號)

12116期足彩即时比分 www.735564.live   2012年4月16日中共中央辦公廳和國務院辦公廳印發了《黨政機關公文處理工作條例》。國家標準《黨政機關公文格式》(GB/T 9704-2012)于2012年6月29日發布,2012年7月1日起正式實施。

  全國各級黨政機關的公文都應該遵循此條例和新公文格式標準。

  《黨政機關公文格式》將黨政機關公文用紙統一為國際標準A4型,首次統一了黨政機關公文格式要素的編排規則,使黨政機關公文的表現形式更加規范。

  按照《黨政機關公文格式》規定,公文格式各要素編排時需要特別注意的方面

  本標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭,版頭有份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號和簽發人6個要素,其中前3個和第6個要素不是所有公文都有;公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體,主體有標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件9個要素;公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記,版記有抄送機關、印發機關和印發日期兩個要素;頁碼是版心外要素。

  1.關于發文字號

  發文字號由“發文機關代字”“年份”和“發文順序號”三個部分組成。“年份”要用全稱,不可簡化,如“2011”不可寫成“11”。發文字號應該注意的問題是括注年份的是六角括號“〔〕”,而不是方括號“[ ]”。正文引用文件名稱后圓括號里的發文字號中,一樣應該用六角括號“〔〕”。下行文的發文字號居中排列;上行文的發文字號居左空一字編排,與最后一個簽發人姓名處在同一行。聯合行文時,使用主辦機關的發文字號。

  2. 關于標題

  公文標題由發文機關名稱、事由和文種組成,容易出現的問題是發文機關名稱經常被忽略。編排于紅色分隔線下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,長短適宜,間距恰當,標題排列應當使用梯形或菱形。三個機關以下聯合發文,應該列出所有機關的名稱,四個以上機關聯合行文時,可采用排列前的發文機關名稱加“等”的方式。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不使用標點符號。逐級多次轉發的公文,擬標題時,可直接寫所轉發公文的標題,但要去掉原發文機關名稱,“轉發”前冠轉發機關名稱。如果轉發的是“通知”,可只保留一個“通知”。轉發公文,不得以被轉發公文的發文字號代替被轉發公文進入標題。

  3. 關于主送機關

  主送機關在標題下空一行位置,居左頂格,最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時,應當將主送機關名稱移至版記。(編排方法見本文中“關于版記”。)

  4. 關于正文及序次語使用應注意的問題

  公文首頁必須顯示正文。編排于主送機關名稱下一行,每個自然段左空二字,回行頂格。正文中結構層次使用序次語應依次為:第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”;一般第一層用黑體字,第二層用楷體字,第三層和第四層用仿宋體字標注。特別注意的是,第一層次“一、”后面是頓號,不是逗號,也不是下腳點(齊線實心圓點);第二層“(一)”后面不能有標點;第三層“1.”中是下腳點,切不可用頓號;第四層“(1)”后面不能跟標點。層次序次語不能反序使用,可以越級使用,如果公文結構層次只有兩層,第一層用“一、”,第二層既可用“(一)”,也可以選用 “1.”。同一個層次,使用的序次語形式必須一致。另外,如用“第一”“第二”表示次序,后跟逗號,而不能使用頓號。(非公文材料行文中,有時用外文字母表示順序,字母后應該使用下腳點,如“A .”或“a .”,切不可用頓號。)

  以上結構層次序數規范寫法適用所有文本材料行文。

  另需注意的是,序次語后如果使用小標題,標題結尾不應使用標點符號,如果使用句號,將失去小標題的身份,而成為本段的起領句,句號后不宜另起段,應該連續行文。

  5.使用附件說明和附件應注意的問題

  公文如有附件,應當注明附件順序和名稱,即附件說明。“附件說明”的標注規范:在正文之下空出一行居左空兩個字編排“附件”二字,“附件”后標全角冒號和附件名稱;附件名稱后不加標點符號,附件名稱本身也不加書名號;如附件名稱較長需回行時,應當與上一行附件名稱的首字對齊。有多個附件,使用阿拉伯數字加下腳點標注順序,順序號上下對齊。

  附件應當另面編排,并在版記之前,與公文正文一起裝訂。“附件”二字及順序號頂格編排在版心左上角第一行(注意!“附件”兩字后不加冒號),附件標題居中編排在版心第三行;附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致,格式要求同正文。

  需要注意的是在正文中寫明報送、批轉、轉發、印發等字樣的公文,在其生效標志后附的內容不是公文的附件,不在“附件說明”中列出,不按附件處理。

  6.關于發文機關署名、成文日期和印章

  加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排,印章用紅色,不得出現空白印章。單一機關行文時,一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名,印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。

  聯合行文時,一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置,并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名,最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,印章之間排列整齊、互不相交或相切,每排印章兩端不得超出版心,首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。

  不加蓋印章的公文單一機關行文時,在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發文機關署名,在發文機關署名下一行編排成文日期,首字比發文機關署名首字右移二字,如成文日期長于發文機關署名,應當使成文日期右空二字編排,并相應增加發文機關署名右空字數。

  聯合行文時,應當先編排主辦機關署名,其余發文機關署名依次向下編排。

  成文日期是公文生效的時間,以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。成文日期用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(即1不編為01)。

  特殊情況說明 當公文排版后所??瞻狀Σ荒莧菹掠≌祿蚯┓⑷飼┟?、成文日期時,可以采取調整行距、字距的措施解決。

  7.關于附注使用應注意的問題

  附注是對公文使用時需要注意的其他事項的說明,如請示性公文應在附注處注明聯系人的姓名和電話號;下發的公文可在附注處注明公文的傳達范圍和是否公開發布等。附注不是對公文內容的解釋或注釋。

  需要特別注意的是,附注的位置要在“成文日期”的下一行,居左空兩字,用圓括號括入,回行頂格。

  8.關于版記

  版記中的分隔線與版心等寬,首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0. 35 mm),中間的分隔線用細線(推薦高度為0. 25 mm)。首條分隔線位于版記中第一個要素之上,末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

  如有抄送機關,在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱,回行時與冒號后的首字對齊。同一系統內同級機關之間用頓號分隔,不同機關之間用逗號分隔,最后一個抄送機關名稱后標句號。

  如需把主送機關移至版記,除將“抄送”二字改為“主送”外,編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時,應當將主送機關置于抄送機關之上一行,之間不加分隔線。

  印發機關左空一字,印發日期右空一字,用阿拉伯數字將年、月、日標全,后加“印發”二字。

  2012版國家標準規定,版記置于最后一面,版記的最后一個要素置于最后一行。雙面印刷的公文,版記一定要在偶數頁上。騎馬裝訂的公文,不管前面的空白有多少,版記也要放最后一面。

  9.關于頁碼

  使用阿拉伯數字,編排在公文版心下邊緣之下,數字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字,雙頁碼居左空一字。公文的附件與正文一起裝訂時,頁碼應當連續編排。公文的版記頁前有空白頁的,空白頁和版記頁均不編排頁碼。

  10.關于公文字體字號

  公文的秘密等級、保密期限和緊急程度  用3號黑體字標示。

  發文機關標志  推薦使用小標宋體字,用紅色標識。字號由發文機關以醒目、美觀、莊重和不大于上級機關為原則自行酌定,最大不能等于或大于22mm×15mm。

  發文字號  3號仿宋體字。

  簽發人  3號仿宋體字,后標全角冒號,冒號后的簽發人姓名用3號楷體字。

  公文標題  用2號小標宋體字(宋體加黑)。

  主送機關  用3號仿宋體字。

  公文正文  一級標題使用3號黑體字,二級標題使用3號楷體字,其他部分全部是3號仿宋體字。非正式文件材料可根據需要做字號調整,字體起醒目作用,不變為宜。

  附件說明  用3號仿宋體字。

  附件  “附件”二字用3號黑體字。

  附注  使用3號仿宋體字。

  抄送機關  用4號仿宋體字。

  印發機關和印發日期  用4號仿宋體字。

  頁碼  用4號半角宋體

(責任編輯:王曉莉)
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